أهمية الاجتماعات في العمل الناجح

الاجتماعات حق دستوري وأحد مبادئ الحرية التي أقرها الدستور الذي يسمح للمواطنين بتبادل الآراء والتشاور واتخاذ القرارات خارج النظام الدستوري ، اجعله ممكناً. حرية التجمع هي إحدى الحقوق الفردية التي تضمنها الدساتير الديمقراطية ، لكن اللغة الدستورية غالبًا ما تكون محاطة بالغموض فيما يتعلق بالقيود المفروضة على استخدام هذا الحق. أمان.

ماهية الاجتماعات:

الاجتماعات عبارة عن تجمع لشخصين أو أكثر لمناقشة قضية واحدة أو أكثر في جلسة رسمية. غالبًا ما يستخدم في الأعمال والسياسة.

الاجتماعات الفعالة تؤتي ثمارها الكبيرة:

مع ابتليت معظم الشركات بعمليات التسريح وخفض الأجور خلال العقد الماضي ، كانت شركة جنرال إلكتريك تسعى جاهدة لإيجاد سبل جديدة للنمو.

من عام 1984 إلى عام 1993 ، زادت إيرادات الشركة من 27.9 مليار دولار إلى 60.5 مليار دولار. كما قفزت أرباحها من 2.3 مليار دولار إلى 5.2 مليار دولار ، ولم:

قرر جاك ويلش ، رئيس شركة جنرال إلكتريك منذ عام 1981 ، أن الشركة لن تنجح إلا من خلال التخلي عن الاجتماعات الاستبدادية والتوجيهات من الإدارة العليا. كان حل جاك هو تنفيذ مفهوم الاجتماع الموسع عبر الشركة. تجمع هذه الاجتماعات المديرين والعاملين معًا في منتدى مفتوح. هناك ، يُسمح للعمال بطرح جميع الأسئلة التي تهمهم ، ويجب على المديرين الإجابة على هذه الأسئلة.

تمت صياغة إستراتيجية العمل الأساسية للشركة في اجتماعات منتظمة للإدارة العليا ، يرأس كل منها إحدى وحدات الشركة. احتضان الأفكار الجديدة والمبتكرة ، والمشاريع الجديدة التي أطلقتها شركة جنرال إلكتريك في المكسيك والهند والصين هي نتيجة مباشرة لهذه الاجتماعات.

في مصنع جنرال إلكتريك المثير للإعجاب في بايامون ، بورتوريكو ، تم تنظيم الموظفين في فرق مسؤولة عن وظائف محددة في المصنع مثل الشحن والتجميع وما إلى ذلك. بغض النظر ، تم تعيين هذه الفرق في أجزاء مختلفة من المصنع. ، لم يتم تشكيل فريق الشحن بعض الموظفين فقط في قسم الشحن. تمكنا من مناقشة كيف سيؤثر ذلك على كل جانب من جوانب عملنا. أدار الموظفون بأجر كل ساعة هذه الاجتماعات بأنفسهم ، بينما كان الموظفون المعينون يتدخلون فقط في طلبات الفريق.

 كيف تجعل  العمل أكثر فعالية؟

قدمت نتائج تجربة المصنع هذه دليلًا واضحًا ومقنعًا على أن طريقة GE تعمل. بعد عام واحد من بدء المشروع ، لم تعمل إنتاجية الموظفين في هذا المصنع على تحسين إنتاجية زملائهم في المصنع الرئيسي بالولايات المتحدة بنسبة 20٪ فحسب ، بل توقعت الإدارة تحسنًا إضافيًا بنسبة 20٪ في حقل الأرز. أيضا العام المقبل.

الاجتماعات التي تؤدي إلى مثل هذه النتائج لا تحدث عن طريق الصدفة. ما هي أكثر الاجتماعات التي تدار بشكل سيء في الشركات الحديثة؟ الاجتماعات تجعل الموظفين أقل كفاءة وفعالية. كم مرة سمعت شخصًا يشتكي من حضور اجتماع آخر لا طائل من ورائه؟

تركز الأعمال التجارية اليوم على إنجاز المزيد بجهد أقل ، مما يجعل الاجتماعات أكثر فاعلية أكثر من أي وقت مضى. أي منظمة (أو مجموعة لها علاقتان أو أكثر) هي كائن حي يتنفس أثناء الاجتماعات ، ويتم التعبير عن أهمية وفوائد الاجتماعات للمؤسسة من خلال الشعور بالتدخل والتواصل واتخاذ القرار وحل المشكلات. يظهر. -الحل والإبداع وبناء الفريق.

يمكن تلخيص أهمية الاجتماعات في النقاط التالية:

تساعدك على استخدام وقتك بشكل أكثر كفاءة (على مستوى التنظيم أو الفريق أو المجموعة أو المستوى الفردي).

اتخاذ قرارات أفضل. غالبًا ما تنتج  قرارات جماعية ، لذا فهي أكثر موضوعية (بسبب تنوع وجهات النظر) وفي نفس الوقت تسمح لشخص واحد بالمشاركة في صنع القرار.

رفع الروح المعنوية للأعضاء المشاركين من خلال المشاركة في عملية صنع القرار (إذا كانت الاجتماعات فعالة). يمكن لكل عضو (بغض النظر عن رتبته أو منصبه) التصويت مرة واحدة فقط.

توفر المؤتمرات التفاعل والتواصل والمناقشة بين الأفراد من جميع التخصصات والخبرات ، مما يؤدي إلى فهم مواقف الآخرين ، والتعبير عن الآراء ، ونقل المعلومات والبيانات ، والأفراد عديمي الخبرة.يوفر فرصًا للاحتكاك بين الأفراد وعديمي الخبرة. يؤدي إلى تعلم خبرات ومهارات جديدة.

تساعد في تحديد أي مشاكل أو صعوبات تواجه من أجل إكمال العمل مبكرًا والمساعدة في تخطيط العمل.

ينشر روح الانفتاح على جميع المستويات ويقوي العلاقات بين الأعضاء.

أساليب إدارة الاجتماعات:

كأسلوب للاتصال والمناقشة الحرة المفتوحة، تعوِّد الأفراد على تنمية مهارتي التحدث والإنصات بل تتعداهما إلى تنمية مهارة الإقناع: إقناع الآخرين عن طريق المواجهة المباشرة بين المتحدث والمستمع.
ويمكن تلخيص  في مختلف مجالات العمل بالمؤسسات في النقاط التالية:
1- تتيح  الفرصة للمشاركين للتعبير عن آرائهم أياً كانت مراكزهم المهنية.
2- تعقد  بهدف الوصول إلى قرارات – من خلال الدراسة والبحث – وتؤثر تأثيراً فعلاً على نشاط المؤسسة.
3- تفرز  وجهات نظر مختلفة تفيد أصحاب القرار والسلطة بالمؤسسة وتساعدهم على وضع السياسات والقرارات المسيرة لنشاط المؤسسة وتساعد على تحقيق أهدافها.
4- تتيح الفرصة للأفراد في مختلف المستويات الإدارية للالتقاء والتعارف وتبادل وجهات النظر وتكوين صداقات عمل شخصية على حد سواء.
5- تساعد في سهولة الموافقة على القرارات والنتائج التي تفرزها الاجتماعات لإحساس الأعضاء بأنهم شاركوا في إعداد هذه النتائج والوصول إليها.

عيوب الاجتماعات:

ولكن على الرغم من كل المزايا التي ذكرها ، يوجد العديد من الانتقادات التي توجه للاجتماعات ويمكن تلخيصها في النقاط التالية:
1- سيطرة فئة معينة على الاجتماع ومحاولة تسييره وفقاً لرغباتهم مستغلين في ذلك سلطة الضغط من واقع مراكزهم المهنية.
2- استغلال بعض الأعضاء الفرصة والأخذ بمبادرة التحدث بصورة تطغى على حقوق الآخرين.
3- كثيراً ما تكون القرارات التي تتخذ تمثل الرأي الوسط تفادياً للمشاكل وحرصاً على الخروج بنتائج ايجابية من الاجتماع.
4- إذا لم يكن رئيس الاجتماع على درجة كبيرة من الوعي والحزم، فإن الاجتماع يمكن أن يفشل بسهولة.
5- فرصة للقاء والتعارف وتجاذب أطراف الحديث دون الخوض بجدية في الأعمال المنظورة أمام الاجتماع.
6- المستمرة الكثيرة مضيعة للوقت واستنزاف لموارد المؤسسات.
7- قد يكون بعض أفراد الاجتماع دون مستوى الاجتماع من حيث الدراية والمعرفة والخبرة اللازمة للمشاركة في الاجتماعات بفعالية.
8-  كبيرة العدد لا تؤتي ثمارها نتيجة تداخل أحاديث المشاركين وسوء عملية الاتصال بهم.

وضع التوقعات في الاجتماعات:

تشمل الخطوات الأساسية لتحديد توقعات اجتماع واضحة تحديد:

• أهداف محددة يتعين تحقيقها في الاجتماع
• أدوار المشاركين ، قبل وأثناء الاجتماع
• وضع توقعات واقعية للوقت المتاح
• التواصل بوضوح مع المشاركين للتحضير للاجتماع

من المهم أيضًا شرح كيفية جمع المدخلات واستخدامها – قبل الاجتماع وأثناءه وبعده. على سبيل المثال ، هل سيكون هناك تقرير نهائي أو اجتماع متابعة أو حدث؟ يجب على المشاركين معرفة ما إذا كانت القرارات التي تم التوصل إليها في الاجتماع ستكون نهائية أو ما إذا كانت مدخلاتهم سيتم اتخاذها كتوصية فقط